会議室でのマナーのひとつに、席順があります。席順、つまり座る場所には大きな意味があり、間違うとビジネスマナーが身についていないと思われたり、顧客や上司を怒らせたりすることもあるため注意が必要です。また、ロの字型やコの字型など、会議室のレイアウトなどによって座る場所の決め方は異なります。そのため、会議室のレイアウトごとに座る場所のパターンを覚えておくと便利です。そこで、会議をスムーズに進めることができるように、会議室の席順について説明します。

なぜ席順が大事なのか

会議で座る席は、立場が上の人が座る席と、立場が下の人が座る席に分かれています。そのため、座る席によって、役職の高さなど座る人の地位が反映されます。もし誤って役職の高い人を役職の低い人の座る席に案内すると、とても失礼にあたるため注意が必要です。これは、顧客など社外の人を案内する場合はもちろん、社内においても同じことがいえます。間違っても、部屋に入った順番に詰めて座るなどといった行動をしてはいけません。誤った席に座る、もしくは誤った席に案内すると、ビジネスマナーが身についていないと判断され、社内での評価に大きく関わる可能性が出てきます。また、役職の高い人や顧客をきちんと立場の高い人が座る席に案内できることで、相手に対する敬意やもてなしをあらわすことができます。ビジネスにおいては、会議で座る席にも大きな意味があるということを覚えておきましょう。

上座と下座の基本

入り口を基準に、上座は出席者の中でもっとも立場が上の人が座る席です。一方で、下座とはもっとも立場が下の人が座る席のことです。入り口から一番遠いところにある席が上座、入り口のすぐ近くにある席が下座になります。例えば、入り口が右側にある会議室の場合、左側の奥の席が上座となり、一番役職の高い人が座る場所です。そして、右側の一番入り口に近い席が下座となり、一番役職の低い人が座ります。2番目に役職が高い人は一番役職の高い人の隣の席、2番目に役職が低い人は一番役職の低い人の隣の席になることも基本です。また、一般的に上座は「かみざ」、下座は「しもざ」と呼びますが、上座を「じょうざ」、下座を「げざ」と呼ぶこともあります。

具体的な会議室での席順は？

会議室の具体的な席順は、席のレイアウトや議長の有無などによって異なります。例えば、大人数で会議をする場合は議長がいることが多く、テーブルも「ロの字型」や「コの字型」が使われるケースが多々見られます。ロの字型の場合、入り口から一番遠い上座の席が議長席です。そして、入り口からもっとも遠く議長にもっとも近い席が一番役職の高い人の席となります。その後の席順は、2番目に役職が高い人が一番役職の高い人の真正面の席に、3番目の人は1番目の人の隣に、4番目に高い人は3番目の人の真正面の席というように、交互に座っていきます。コの字型の場合も、議長席は一番奥の真ん中の席となります。そして議長の隣で入り口から最も遠い席が一番役職の高い人が座る席になります。2番目に役職が高い人は議長の反対側の隣に座ります。その後はロの字型と同様に、1番目の人の隣に3番目の人、2番目の人の隣に4番目の人と、交互に席を設けます。議長がいない場合は、議長席が一番役職の高い人の席になるのが一般的です。ただし、上司によっては、ホワイトボードが見やすい場所を希望する場合もありますので、事前の確認も大切です。

スクリーンがある場合は上座が変わる

会議にプロジェクターを使うケースも少なくありません。この場合の上座は、スクリーンが一番良く見える位置となります。もしスクリーンが一番良く見える席が入り口に近かったとしても、その場所が上座です。入り口付近にスクリーンが良く見える席があるにもかかわらず、奥に上座を設けると失礼にあたるため注意が必要です。入り口の場所以上に、スクリーンが良く見えることの方が重視されることを覚えておきましょう。上座の基本は奥の席です。しかし、会議室のレイアウトや窓の配置などに応じて変わることも珍しくはありません。また、上座に座る人が気持ちよく会議に参加できるようにすることも大切です。上座や下座の基本を覚えたうえで、臨機応変に会議の席順を決めると良いでしょう。